Délután 4 óra van, és még nem csináltál semmi olyat, amit igazán kellett volna? Ismerős a helyzet? Napjaink folyamán gyakran realizáljuk, hogy csak elütöttük az időt, ahhoz pedig már késő van, hogy bármi értékes dologba belekezdjünk…Vannak azonban olyanok, akik tökéletesen gazdálkodnak az idővel és jól haladnak a fontos feladataikkal. Mi a titkuk? Most megismerheted a produktív emberek 6 szokását, és 4 olyan dolgot, amit igyekeznek elkerülni.
6 tevékenység, ami növeli a produktivitást
1. Oldd meg először a legnagyobb feladatot!
A produktív emberek tudják, hogy az energiaszintjük reggel a legmagasabb. A napot nem az e-mailek ellenőrzésével, megválaszolásával és feldolgozásával kezdik, hanem amint neki kezdenek a munkának, megpróbálnak túllenni a nehezén. Ha elhalasztják, hagyják, hogy más dolgok is az útjukba álljanak, akkor a nap végén biztosan azt fogják mondani maguknak:
Ma már nincs elég időm erre….
2. Ütemezz be a prioritásokat, és kötelezd el magad mellettük!
Valószínűleg ismered a prioritásaid, viszont nem jól menedzseled őket. Ütemezd be ezeket, vidd fel az eseményeket a naptáradba, emellett pedig fésüld össze, hogy az egyéb beütemezett teendők közül, melyek azok, amelyeknek szintén prioritást kell élveznie.
Sokan azért nem térnek rá a legfontosabb teendőikre, mert mások diktálják az aznapi feladataikat. Ne a többi feladat közé próbáld meg a legfontosabb teendőidet beilleszteni, hanem válts nézőpontot és a mellékes tevékenységeket rendeld alá a nagyobb feladatoknak.
Ne feledd, hogy az eredmények 80%-a az inputok 20%-ából származik!
3. Ebéd előtt végezd el a kihívást jelentő feladatokat!
Ha halogatod a feladatokat, és későbbre halasztod, az általában azt jelenti, hogy soha nem készülsz el. Ebéd után a legtöbb ember energiája fogyni kezd. Ahogy a szólás is tartja: „Nyeld le a békát” még ebéd előtt.
4. Ismerd a különbséget a sürgős és a fontos között!
A sürgős és „azonnal” elvégzendő feladatokkal való folyamatos bíbelődés helyett, döntsd el, valójában mi érdemli meg a figyelmet. A feladatok közötti folytonos váltás eredményeként lehet, hogy nem is tudsz érdemi munkát végezni, hiszen míg azzal vagy elfoglalva, hogyan reagálj mások sürgető szükségleteire és aggodalmaira, addig te nem haladsz egyik feladatoddal sem.
5. Segítsd munkavállalóidat abban, hogy önállóan oldják meg problémáikat!
A produktív emberek segítenek munkatársaiknak, de nem úgy, hogy megadják nekik az összes választ vagy elvégzik a munkát helyettük. A munkával kapcsolatos problémáik megoldásával egyszerű kiutat adsz nekik, és ez akár megszokássá is válhat náluk. Amikor esetleg megint elakadnak valamivel és nem tudják, hogyan haladjanak tovább, újfent tőled fogják várni a megoldást.
Ilyenkor a nehézségük megoldása helyett kérdezd meg tőlük: „Szerinted mit kellene tennünk?”. Ha pedig nincs ötlete, akkor tegyél fel neki egy másik kérdést: „Szerinted hol kezdjük?”
Idővel ezek megakadályozzák, hogy kollégáid mindig hozzád forduljanak, és rávezeti őket arra is, hogy önálló gondolatokkal tudják megoldani problémáikat. Így kevesebbszer szakíthatják meg a te munkafolyamataidat is.
6. Tölts időt „koncentrált munkával”!
A produktív emberek ahelyett, hogy a sürgős és lényegtelen dolgokkal foglalkoznának, a koncentrált munkafolyamatokra fókuszálnak. Felteszik a fejhallgatót, bezárkóznak egy külön szobába, kizárják a naptárjuk állandó jelzéseit, és nem engedik, hogy bármi is elterelje a figyelmüket értékes feladataikról.
Microsoft M365 irodai programcsomagok liszenszelése és bevezetése a hatékonyabb munkavégzésért!
4 dolog, amit a produktív emberek nem csinálnak
1. Nem helyezik előtérbe az e-maileket
A produktív emberek nem priorizálják az e-maileket, hiszen van egy rendszerük ezek kezelésére. A félre értés kedvéért: ha minden egyes e-mailt akkor olvasol el, amikor beérkeznek, illetve azonnal meg is próbálod kezelni őket – az nem rendszer és valószínűleg a hatékonyságod útjában áll. A feladatok állandó leállítása és megkezdése a munka minőségének romlásához vezet.
Ne e-mailezz egész nap! Határozz meg olyan időpontokat, amikor elolvasod őket, de ne ezek diktálják a napi rutinod.
2. Nem végeznek egyszerre több feladatot
A Stanford Egyetem kutatása kimutatta, hogy a multitasking munka gyenge teljesítményt eredményez. Sőt, kifejezetten rontja a termelékenységet, mivel az egyes feladatok végrehajtása hosszabb ideig tart, és alacsonyabb színvonalon történik.
3. Nem meetingelnek hétfőnként
Ha hétfőn belső értekezleteket tartasz, akkor a hét azonnal reaktív módba kerül. Ahelyett, hogy arra a munkára összpontosítanál, amelyet prioritásként kitűztél magad elé, így nagyobb valószínűséggel visz át egy másik feladatra.
A munkahét első napján magadat kell lendületbe hozni!
Természetesen a hétfői meetingek alól kivételt képeznek az ügyféltalálkozók, az új üzleti megbeszélések és a gyors beszélgetések.
4. Nem mondanak mindenre igent
A produktív emberek könyörtelenek a „nem” szóval. Ismerd meg határaid, és dolgozz teljes kapacitással! Ne vállalj több munkát, mint amennyit elbírsz, különösen akkor, ha ez a munka alacsonyabb prioritású.
Természetesen ez azt jelenti, hogy néha nem csak a feladatokra kell nemet mondanunk, hanem az embereknek is. Ez nehéz, de magában rejti azt is, hogy „igent” csak azokra a feladatokra mondasz, amelyeket valóban fontosnak tartasz:
Ha van, amire nemet mondasz, akkor több értékes dolgot fogsz végezni a napjaid során!
