Beszélgetés Pichner Tiborral, az it.hu kereskedelmi vezetőjével
Mikor egy cég megalakul, a legtöbb esetben még nem látja előre azt, hogy működése mennyire lesz sikeres, és adott időn belül, milyen mértékű növekedésre számíthat. A növekedési kilátások mellett az anyagi rész sem elhanyagolható, ezért mindenképpen megvan a létjogosultsága azoknak az informatikai megoldásoknak, amelyek rugalmasan, igény szerint, a cég életével összhangban bővíthetők vagy éppen csökkenthetők. És ehhez jön hozzá az adatvédelmi kockázat is: jól látható trend, hogy a legtöbb vezető igyekszik minden téren olyan IT megoldást bevezetni, ami a rugalmassága mellett megbízható és hosszútávon is értékteremtő. Ebben az esettanulmányban pontosan egy ilyen történet mutatunk be, amiből sok hasonló helyzetben lévő cég tanulhat.
A következőkben egy olyan ügyfelünk esetét tárjuk fel, aki a nulláról kezdte és rövid időn belül rendkívül látványos, dinamikus növekedést produkált. A velük való együttműködésünk egy újabb példa arra, hogy szakszerű és körültekintő IT támogatással ma már minden cégnek lehetősége van kialakítani a számára legtesthezállóbb informatikai infrastruktúrát, ami nemcsak rendkívül hatékony és rugalmasan skálázható, hanem kiberbiztonsági szempontból is a legkorszerűbb adatvédelmi megoldásokkal rendelkezik.
Dinamikus növekedésre szabott rendszer – rugalmasan és költséghatékonyan
Ügyfelünk kezdetben pár fős vállalkozásként indult, az első munkatársak egy program megvalósítására kiírt pályázaton dolgoztak. A sikeres tender után kezdődött a feladatok skálázása és a velünk való együttműködés is. A dinamikus növekedés szervezeti és informatikai kihívások elé állította a céget: az addigi 2-3 tag mellé hirtelen egyre több munkatárs csatlakozott, ami minden szempontból megterhelő időszak volt.
A tervezés nehézségét többek közt az jelentette, hogy kezdetben még nem volt tervezhető, hogy mekkorára fogja magát kinőni a szervezet. Emellett nem volt egységesített géppark, Mac és Windows rendszerű gépekkel egyaránt dolgoztak. Mivel ekkoriban még külön irodával sem rendelkeztek, ezért az eltérő operációs rendszereken túl, a kollégák közti fizikai távolságok áthidalása is komoly kihívást jelentett.
„Az első pillanatban még nem tudtuk azt, hogy ez a cég mekkorára fog nőni, így adta magát, hogy az IT rendszerük valamilyen felhős, jól skálázható megoldás legyen. Nem is tudtunk volna „vasakat” méretezni, mert tényleg nem volt jövőkép, hogy hova kell aztán eljutni, úgyhogy ők egy klasszikus Office 365 csomaggal indultak.” – emlékszik vissza Pichner Tibor, kereskedelmi vezetőnk a közös munka kezdetére.
A munkatársak létszámának bővülésével egyre fontosabbá vált a géppark egyesítése, hisz a kívülről behozott nem felügyelt eszközök jelentős IT biztonsági kockázatott jelentettek a cég számára. Az igény felismerése után sikerült sztenderdizálni a gépparkot, így a cég dolgozói egységesen ellenőrzött Windows rendszerben dolgoztak.
Biztonságos csapatmunka, megbízható fájlmegosztás és hatékony mentési megoldások
A vállalkozás informatikai rendszerének kialakítása során tehát a folyamatosan skálázható adattárolás lehetősége mellett kulcsfontosságú szempont volt a kiterjedt IT biztonság is. Gondolni kellett a hatékony mentési megoldásokra és a biztonságos fáljtárolásra, ehhez ekkor még központi iroda híján adta magát a Teams/SharePoint felhős megoldása. Ebben az időben hardverberuházást nem igénylő, felhős mentés lett bevezetve, ekkor ugyanis még nem volt jelentős az adatmennyiség.
Később viszont fontossá vált egy biztonságos adatmentésre alkalmas rendszer kiépítése, ami alkalmas lehet a nagyméretű médiatartalmak tárolására. A cég ezzel egy időben nyitotta első irodáját, így itt olyan hardveres megoldást javasoltunk, ami lehetőséget kínált a felhőben lévő adatok lokális eszközre való visszamentésére, ami nagymértékben csökkentette az adatvesztés kockázatát.
Kényszerfejlesztésből a mindennapok elengedhetetlen eszközévé vált a Teams
A cég fejlődése 2020 elején minden addiginál nagyobb lendületet vett, így a központi irodájukat kinőve egy második telephelyet is nyitottak, ahol rendkívül korszerű infrastruktúrával open office körülmények közt zajlott a mindennapi munka. Márciusban viszont derült égből villámcsapásként sújtottak le rájuk is a pandémia miatti megszorítások, aminek következtében a munkatársak hosszú hónapokon át kényszerültek távmunkára. Ekkor még nagyobb jelentősége lett az adatok távoli, gyors és egyszerű elérésének, valamint a közös dokumentumszerkesztésnek, amelyet teljes mértékben felhő alapú rendszerben kellett megoldani.
Itt kapott kiemelt szerepet a Microsoft Teams, ami a mindennapi közös munka megbízható felülete lett, ugyanis hatékony biztonsági megoldásainak köszönhetően a programon belül hamar kiépítésre kerülhetett egy olyan jogosultsági mátrix, ami lehetővé tette azt, hogy minden felhasználó csak a munkájához szükséges adatokhoz férjen hozzá.
Ebben az időszakban a cégnek hatalmas segítséget nyújtottak Office 365 tanfolyamaink, amiknek köszönhetően a munkatársak gyorsan felzárkóztak, a munkamenet pedig hatékonyan alkalmazkodott az új helyzethez. A Teams-ben végzett közös munka során így sértetlen maradt a korábban bevezetett szigorú dokumentumvédelmi rendszer is.
Amit a hibrid munka megkövetel: adatbiztonság minden téren
A lezárások feloldása után a munkatársak visszatérhettek az irodába, a feladatvégzés helye azonban rugalmassá vált, így a munka hibrid rendszerben működött tovább. A vállalat létszáma időközben 90 főre duzzadt és a céges laptopok mellé céges okostelefonokat is kaptak a kollégák, így az adatok rengeteg eszközön futottak. Az adatvédelmi kockázatot ekkor főként a mobiltelefonok jelentették, hisz ezeken az eszközökön sokkal nehezebb feladat elkülöníteni a céges és privát adatokat, illetve az elvesztésük vagy ellopásuk veszélye is nagyobbá vált.
Átfogó Microsoft 365 Business Prémium megoldások a maximális adatvédelem jegyében
Ebben a helyzetben a cég számára kiváló megoldást nyújtott a Microsoft 365 Business Prémium csomag és az EMS E5 kiegészítő azon szolgáltatása, ami teljes körű eszközfelügyeletet tesz lehetővé a számítógépeken, mobiltelefonokon és tableteken egyaránt, így a céges és privát adatok száz százalékban elkülöníthetővé váltak minden készüléken.
Ez a fajta adatkezelés az ügyfél számára azért volt kiemelt fontosságú, mert így a céges adatok távolról is kezelhetővé váltak, az eszközök elvesztése, vagy ellopása esetén pedig, egy gombnyomással törölni lehet azokat. Ennek köszönhetően a GDPR incidens kockázata teljes mértékben kiküszöbölhetővé vált.
A notebookokon ez a fajta adatvédelem ugyanilyen hatékonysággal, egy kicsit másként valósult meg, itt ugyanis meghajtó titkosítás történt, aminek eredményeként a háttértárolók (legtöbb esetben SSD-k) kiszerelése és másik gépbe helyezése során az adatok értelmezhetetlenné válnak, tehát céges adatok ilyen úton se kerülhetnek illetéktelen kezekbe.
„A Microsoft megoldásainak hatalmas előnye a piacon, hogy egy komoly védelmi rendszer építhető ki vele akár cégen belül is, hisz nagyon erős biztonsági szoftverei és védelmi mechanizmusai vannak.” – emelte ki Pichner Tibor.
A Microsoft 365 Prémium része továbbá a DLP dokumentumvédelmi megoldás, amivel az eszközökön tárolt fájlok címkézhetők, ezáltal nyomon követhetők. Ez a védelmi megoldás a bizalmas adatok belsős kiszivárogtatásai ellen véd, tehát ha valaki a cégnél megpróbálna e-mailen keresztül védett dokumentumot küldeni jogosulatlan címre, azt azonnal jelzi a rendszer a feletteseknek, illetve a küldést automatikusan meggátolja az említett védelmi szisztéma. Érdemes továbbá szót ejteni arról a szintén a MS Business Prémium csomagban lévő biztonsági beállításról, ami figyeli a dokumentumokban lévő személyes adatokat (bankkártya adatok, személyigazolvány szám stb.), és jelzi, azok hol tárolódnak, vagy hova kerülnek ki. A szoftver egy automatikus nemzetközi alapszótárral rendelkezik, de igény szerint egyénileg bővíthető.
Folyamatosan haladva az informatikát érintő változásokkal
A vállalkozás dinamikus növekedése mentén nemrég elkezdődött a vállalat két irodáját összevonó nagyméretű beruházás. Itt az informatikai rendszer tervezésén és kivitelezésén kívül a teljes kábelezésről, beléptetésről és wifi kialakításról is gondoskodunk, emellett a cég belső IT csapatának támogatását és szerverfelügyeletét is ellátjuk.
Mindent összevetve láthatjuk tehát, hogy ügyfelünkkel szoros együttműködésben, a Microsoft 365 megoldásoknak köszönhetően sikerült olyan IT rendszert kialakítani, ami teljes mértékben lépést tud tartani a vállalkozás rendkívül dinamikus növekedésével úgy, hogy adatvédelmi szempontból mindvégig megfelelt a legkorszerűbb biztonsági elvárásoknak.
A Teams a pandémia idején is egyszerűen kezelhető és megbízható platformot biztosított a közös munkavégzéshez, így a cégnek a lezárások alatt sem kellett leállni, ennek köszönhetően pedig, folyamatosan bővülhetett abban az időszakban is, mikor a legtöbb vállalat elbocsátani kényszerült munkatársait.
„Nagyon örülünk annak, hogy egyre több cég érett meg a dokumentumvédelemre és egyre több ügyfelünknél látunk igényt a Microsoft hatékonyság-javító és biztonsági megoldásaira is.”– zárta a beszélgetést Pichner Tibor.
