Mivel az életmódunk és a munkánk nap mint nap változik, a modern munkahelyek felépítésénél előtérbe kerülnek azok a változások, amelyek a szervezeti modelleket és folyamatokat igazítják az állandóan mozgásban lévő modern világunkhoz. Ebből az útmutatóból most megtudhatod, hogyan alakíthatsz ki te is a mai kor igényeinek megfelelő munkahelyet!
„Modern munkahely”, de mégis mit értünk alatta?
Egy modern munkahelyen:
– A legtöbb alkalmazás és szolgáltatás felhőalapú, vagyis biztonságosan elérhető bárhonnan, bármikor, és bármilyen eszközzel, ami manapság már elengedhetetlen a hatékony távmunka szempontjából.
– A vállalkozások tulajdonosai és a felsővezetők a hozzáférés korlátozásával és további biztonsági intézkedések, például a többfaktoros hitelesítéssel közvetlenül szabályozhatják az alkalmazások és eszközök használatát, ezzel maximalizálva az adatok biztonságát.
– Az adatszivárgást megelőző intézkedések az összes dolgozói postaládában megvalósíthatók, ezzel is támogatva az azonosítást és blokkolást, az adatok véletlen vagy rosszindulatú küldését a szervezeten kívüli kapcsolatoknak.
– Az e-mail adatok hosszú ideig tárolhatók (még akkor is, ha az e-maileket törölték), így biztosítva, hogy megfeleljen a szabványos és az iparági előírásoknak.
Emellett olyan funkciók valósíthatók meg, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy naponta csupán egyszer kelljen bejelentkezniük az összes felhőalapú alkalmazásba, ezzel is növelve a vállalkozás termelékenységét.
Mivel alapvetően az emberek állnak a modern munkahely kialakításának középpontjában, minden bevezetett új technológiának arra kell összpontosítania, hogy mi a legjobb az ügyfelek és az alkalmazottak számára. Az elégedett munkavállalók elősegítik a növekedést, erősítik a márkát és növelik a profitot.
Sosem késő… De minél előbb, annál jobb!
Mikor érdemes elkezdeni egy munkahely korszerűsítését? A lehető leghamarabb.
Ha a vállalkozások nem használják ki a közeljövőben a technológia adta lehetőségeket munkahelyük korszerűsítésére, akkor gyorsan felül fogják őket múlni a technológiai ismeretekkel rendelkező és ambiciózusabb versenytársaik.
A „digitális átalakulás” divatos kifejezéssé vált az elmúlt években, és ez magával hozta azt is, hogy a vállalkozások többsége elkezdte felismerni: ha nem változtat az eddigi folyamatokon és nem korszerűsíti rendszereit, azzal kockáztatja vállalkozása életben maradását.
„A régi gondolkodásmód alapvető megváltoztatása, amely már az ügyfélre, a működési, illetve informatikai fejlesztésekre összpontosít, akár 20–30%-kal is meg növelheti az ügyfelek elégedettségét, 10–20%-kal javíthatja a munkavállalói elégedettséget, és 20–50% közötti gazdasági nyereséget is eredményezhet.” – mutatta ki a McKinsey kutatása.
Ez az ideális eszközkészlet egy modern munkahelyhez
Az első lépés a munkahelyek modernizálása felé egy olyan eszköztár kialakítása, amely a legoptimálisabban támogatja a folyamatokat.
A Microsoft 365 számos olyan alkalmazást és szolgáltatást tartalmaz, amelyek messze túlmutatnak a legtöbb ember által naponta használt alapvető Office-alkalmazásokon, mint a Word, az Excel és a PowerPoint.
Bookings – Időpontfoglalás egyszerűen
A Bookings modern, rugalmas, könnyen használható, és nagyon egyszerűen a weboldalunkba ágyazható. Az ügyfél lát egy naptárat, ahol kiválaszthatja a napot és az időpontot, akár annak hosszát is.
Az időpontok egyszerűen, bármikor lemondhatóak vagy akár módosíthatóak a lehetőségekhez mérten. Kizárt az ütközés, az értesítéseknek köszönhetően nincsenek elfelejtett időpontok, és az egész egyetlen munkapercet sem vesz el, miközben a telefonálgatásnál sokkal pozitívabb élményt ad.
FindTime – Amikor a találkozószervezés tényleg fél perc
Biztosan te is ismered a helyzetet, amikor egy meeting leszervezése több időt vesz el, mint maga a megbeszélés. Hogyan egyszerűsíti le az időpont-egyeztetést a FindTime?
- Megjelölünk néhány időpontot, amikor mi magunk biztosan ráérünk.
- Kiküldjük a levelet a megjelölt időpontokkal minden résztvevőnek.
- Mindenki megnyitja a levelet, kiválasztja az időpontokat, amikor ő maga is ráér.
Ennyi az egész. Ha több időpont is megfelel mindenkinek, kiválasztjuk azt, küldünk egy megerősítő levelet, amiben leírjuk, ami még fontos lehet, és semmi más dolgunk a szervezéssel. Még az e-mail-kliensből sem kell kilépnünk, a FindTime-ot ugyanis magába a levélbe ágyazzuk.
Planner – átlátható feladatkövetés, stresszmentesen
A Plannerben az egyes feladatokhoz felelőst és checklistet rendelhetünk, az egyes kisebb lépéseket átláthatóbbá téve, az elvégzett feladatot megjelölve. A feladatkiosztás is egyszerűen követhető, a csapat vezetője könnyedén átláthatja, hogy ki min dolgozik éppen, hol akad szabad kapacitás, hol kell esetleg segítség.
A feladatok státuszáról, készültségi szintjéről esztétikus és könnyedén átlátható grafikon készül, az egyének teljesítménye ezzel könnyedén követhető, a csapat vezetője látni fogja, mi készült el, ki csúszik esetleg a feladataival, ki az, aki jobban terhelhető.
Hogyan segíti a Microsoft 365 a hatékony és biztonságos munkavégzést vállalkozásodban?
Egy modern munkahely kialakításával jelentősen javíthatod munkavállalóid és ügyfeleid elégedettségét.
A Microsoft 365-ben a vállalkozásodhoz illően, az igényekhez szabva választhatod ki az előfizetést és a szolgáltatásokat. Így csak olyan eszközökbe kell befektetned, amelyekre valójában szüksége van a vállalkozásodnak.
