Itt az ideje, hogy kikerülj a taposómalomból
Ha vállalkozó vagy, bizonyára a Te életedet is megkeseríti a „One man show” szindróma, vagyis az, hogy sok esetben minden idődet felemészti a munka és szinte sosem tudod kipihenni magad.
Nagy újdonságot nem árulunk el azzal, hogy ennek egyik legfőbb oka a folyamatos kontroll és a megvalósításban való személyes részvétel. A feltűrt ingujj és a csata élén harcoló vezér eposza kétségkívül nagyon vonzó lehet, és annak is vannak előnyei, hogy jó példával jársz a kollégáid előtt. De egyáltalán nem biztos, hogy az az életed értelme, hogy 24/7 a taposómalomban őrlődj!
Mivel mi nem életvezetési tanácsadók vagyunk, hanem az informatikához értünk, ebben a cikkben megmutatjuk, hogy mennyi előnyét élvezhetnéd annak, ha ezt a területet kiszerveznéd és a folyamataidat egy kicsit átgondolnád!
Több amerikai tanulmány szerint 50%-kal nagyobb eséllyel alakul ki a stressz okozta depresszió a cégvezetők körében, mint az alacsonyabb pozícióban lévőknél. Ez intő jel, és közel sem vagyunk biztosak benne, hogy ez az arány nem lehet még nagyobb a magyarok körében.
A sok munka és a pihenéstől, családtól elvont idő az egészség rovására megy. Ha eldöntötted, hogy végre új útra lépsz, és partnereket keresel, pár szempontot érdemes lesz átgondolnod.
Nem a méret a lényeg
A kis és középvállalkozások előnyben vannak az informatika kiszervezésekor, mint nagyobb társaik, hiszen egyszerűbben dönthetnek és összességében egyszerűbb rendszer is tökéletesen képes kiszolgálni az igényeiket.
Nekik nem szükséges gigantikus informatikai beruházásokra költeni ahhoz, hogy rövid idő alatt nagy fejlődést mutassanak be ezen a téren.
Az informatika kiszervezése ráadásul egy igazságosabb piaci környezetet is eredményez, amely lehetővé teszi a felzárkózást és bizonyos értelemben esélyegyenlőséget teremt: több olyan felhőalapú alkalmazás is létezik a piacon, amit ugyanúgy használhatnak Formula 1-es csapatok, nagy amerikai bankok, és egy átlagos magyar KKV is.
Így szerezz előnyt a kiszervezésből!
Mivel az informatika egy lendületesen változó szegmens, így ennek menedzseléséhez naprakész tudás szükséges. Ezt nem neked kell elsajátítani, elég ha elfogadod, hogy az IT egy külön szakma. Azt is be kell látnod, hogy a megfelelő partner kiválasztása időigényes, de megéri a befektetést.
Ők vigyáznak az adataidra, segítenek a folyamataid megszervezésében és azonnal megoldják, ha valami baj van. Biztos, hogy erre a bizalmi állásra a zöldséges által ajánlott távoli rokon a legjobb jelölt? Aligha!
A pályakezdők még nem rendelkeznek megfelelő tapasztalattal ahhoz, hogy egy jól működő vállalkozás hálózatát szervezze, átlássa, és megfelelő háttértámogatást adjon a vezetőnek. A „régi motorosok” közül viszont sokan nem tudtak lépést tartani a fejlődéssel, és a kényelem a fejlődés útjába állt. A megfelelő partner az lehet, aki már számos referenciával rendelkezik a piacon, folyamatosan támogatni (support) képes a céget, és nem akkor lép, ha már beütött a baj, hanem előre figyelmeztet a szükséges fejlesztésekre.
Ha ez a kapcsolat nincs kialakítva, az állandó technikai meghibásodások és leállások gátolják a profitszerzést, jön a stressz, és valószínűleg vagy Te, vagy az egyik legjobb embered próbálja majd elhárítani a hibát. Ugye nem is kell mondanunk, hogy ez mekkora kiesést okoz neked mind időben, mind pénzben?
Nemcsak az alapműködést, hanem a profitszerzést is érdemes megtámogatni
Ha az alaptevékenységeket rendbe tetted, érdemes átgondolni azt is, hogy az informatika hogyan támogathat az alapvető céljaid elérésében. Lehet, hogy még nem használtál vállalatirányítási rendszert, de hidd el, hogy az online projektszervezés az egyik legjobb dolog lesz az életedben.
Számos lehetőség közül válogathatsz, de talán a Microsoft 365 modern irodai programcsomagok az egyik legjobb közülük, ami kifejezetten kis- és középvállalkozásra szabható megoldásokkal tud megtámogatni. Most adunk pár tippet, amit érdemes átgondolnod és megtekintened, hogy el is tudd képzelni, ezek mekkora terhet vennének le a válladról.
1.
A Microsoft Planner például alapvető megoldás azon cégek számára, ahol gyakoriak a csoportmunkák és a kisebb kampányalapú projektek. A tervezőprogram vizuális segítséget nyújt a projektek menedzseléséhez, valamint a Microsoft Teamsbe integrálás még produktívabbá teszi a munkát. Ellenőrizheted a projektek állását úgy, hogy nem kell „bemondás” alapon döntened arról, hogy a kolléga elvégezte-e a munkáját, vagy sem.
Már a mobilodon megkapod az értesítést arról, ha valaki határidőre befejezte a melót és máris indíthatod a következő feladatot. Érzed, hogy stressz szinted mekkorát tudna csökkenni pusztán azzal, hogy ilyen átláthatóan és gyorsan jutsz információhoz?
2.
A Microsoft Project a folyamatábrák, a projektütemezés, büdzsétervezés, előrehaladás és a jelentések mestere. A projektmenedzserek feladata ezzel a programmal egyszerűsíthető a leginkább, de felhős mentéssel a bevont alvállalkozók, és maga az ügyfél is követheti a folyamatot.
Emberi nyelvre lefordítva: nem hívogatnak naponta, hogy hogyan is állsz egy-egy projekttel, hanem mindenki látja, hol van még elmaradás, és mi az, amit már átadhattok ellenőrzésre. Még egy stresszforrás kipipálva!
3.
A Microsoft Bookings a megoldás azon vállalkozások számára, ahol az időpontok és a foglalások kezelésére még mindig külön kolléga szükséges. A virtuális asszisztensen keresztül az ügyfelek szabadon foglalhatnak, áthelyezhetnek és mondhatnak le időpontot. Ha eddig gondot okozott a naptáregyeztetés, akkor megérhet egy pillantást. Egy jobban megszervezett nap mondanunk sem kell, mennyit számíthat!
A vállalkozások online szervezése megkönnyítheti a vállalkozások tevékenységét, leegyszerűsíti a munkafolyamatokat és felzárkóztat a lemaradásban. Nem éri meg a problémákat egyedül kezelni, ha van erre specializálódott szolgáltató. Az it.hu-nál ezt tudjuk mi is, és arra törekszünk, hogy levegyük a terhet a válladról, hogy Te az ügyfeleid kiszolgálására, és a munka-magánélet egyensúlyára koncentrálhass!
