Ahol az informatikai fejlesztések meghálálják, hogy nem a szükséges rossz, hanem a stratégiai fontosságú kalapban vannak
– A Signator Audit esete
Sok vállalkozás esik abba a hibába, hogy a felmerülő problémákat gyors tűzoltással próbálják megoldani. Ezekkel általában az a baj, hogy rövidtávra szólnak, és összességében sajnos többe is kerülnek a cégnek, miközben nem is működnek kiválóan. A veszprémi Signator Audit másként gondolkodott: három éve döntöttek egy átfogóbb informatikai fejlesztés mellett, aminek köszönhetően a könyvvizsgáló cég óriásit tudott nyerni a válságban, hiszen teljesen felkészülten érték őket a távmunka kihívásai. Hiszen harminc év alatt már megtanulták: az informatikai háttérfejlesztések és az üzleti célok kéz a kézben járnak egymással.
A Signator Audit Könyvvizsgáló Kft. története már közel 30 éves, és mint sok más cég abban az időszakban, 1991-ben ők is a nulláról indultak el. A fokozatos fejlődés során igyekeztek állandó munkákat lekötni és szerteágazó szakterületeken ismereteket szerezni. Ennek köszönhetően a bányáktól egészen a bankokig, most is sokféle szektorból vannak ügyfeleik. Fontos számukra, hogy egy területet több munkatárs is ismerjen, hogy ha valaki kiesik, más a helyére tudjon állni, és ne legyen gond az üzletfolytonosságban. Ez az egyik alapja megbízhatóságuknak. A változatos ügyfélkör egyben azt is jelentette, hogy a munkák nagy részét a terepen végezték, egészen eddig: a járvány megjelenésével ugyanis minden megváltozott.
A telefonközpont és a kapcsolat is kiállta az idő próbáját
Az elmúlt 30 évben több számítástechnikai csapattal dolgoztak, többek között velünk is: „Annak idején Péterék egy telefonközpontot telepítettek nekünk, ami még mindig működik, nagyon jól bírta a gyűrődést. Most már persze nem használjuk, de úgy csinálták meg, hogy kiállta az idő próbáját” – mesélte Olma Frigyes, a Signator Audit Kft. ügyvezetője a 30 évvel ezelőtti közös munkáról.
Három évvel ezelőtt újra megkerestek minket a régi ismeretségre való tekintettel. Akkor még nem sejthették, hogy azok az informatikai fejlesztések, amelyeket javasoltunk, elengedhetetlenek lesznek 2020-ban. „Szerettünk volna egy tiszta helyzetet teremteni a cégnél, hogy minden eszköz megfelelő szoftverrel, jól működjön, és az összes munkatársunk, legyenek bárhol, kapcsolatban lehessenek egymással” – folytatta Olma Frigyes. A pandémia ebben csak megerősítette őket: jó döntés volt a részükről, hogy minden eshetőségre felkészültek.
Stabil és költséghatékony informatikai hálózatot szeretnél? Mi tudunk segíteni!
Óriási teher került le a vállukról
A tavaszi korlátozások bevezetése után a kollégák a feladataikat ennek köszönhetően teljességgel el tudták látni távmunkában is. Ebben ügyfeleik is partnerek voltak: a helyszíni vizsgálatok során a fizikai kontakt az 5-10%-ra csökkent. A Microsoft Teams, az Office365 és a felhőmegoldások nagyban elősegítették a munkájukat. „Csak pozitívan tudok nyilatkozni ezekről” – tette hozzá az ügyvezető.
A cég indulásakor, kezdetben teljesen papír alapon oldották meg a dokumentációt, hiszen még nem állt rendelkezésre a megfelelő technológia. Nem elég, ha egy vállalkozás az innováció mellett dönt, hiszen ez csak akkor működhet, ha a vele együttműködő partnerek is fejlesztenek. A Signator Audit Kft. legtöbb ügyfelének megvan a megfelelő háttere ehhez, így elektronikus úton tudják egymást között kezelni a dokumentumokat.
„Jobban szeretjük már, ha elektronikusan érkeznek a papírok, mert hatékonyabb a munkánk vele, könnyebb a keresés és a rendezés. Most azt kell mondanunk, a dokumentációk több mint 90%-a kizárólag elektronikusan létezik” – hangsúlyozta Olma Frigyes.
Egy könyvvizsgáló cégnek 8 évig kell megőrizni a dokumentumokat, ami rengeteg helyet igényel. Ezeket a dokumentumokat meg kell semmisíteni, ami akár félmillió forintba is kerülhet, hiszen a bizalmas iratok nem kerülhetnek egyszerűen a kukába, el kell égetni azokat. Nem beszélve az irodai polcok méterének számáról – a felhőalapú rendszerrel most ez is megoldódott.
Az ügyfelek is díjazták az újításokat
Ezáltal azonban nemcsak pénzt, időt is spórolnak. Megtakarítják az utazással töltött időt, amit most munkával tölthetik meg az alkalmazottak – így, ha összeszámoljuk többet dolgoznak összességében -, de hatékonyabbak is a cégekkel. Nincs annyi meddő idő, az utazási idő megspórolása napi két órát jelent, ami éves szinten már egy nagyon jelentős mennyiség. Nem beszélve az üzemanyagról, amit eddig szintén a cég viselt.
Nem aggódnak a jövő miatt
Az it.hu-nál kiemelten fontos számunkra, hogy folyamatosan fejlesszük partnereinket. Így van ez a Signator Audit Kft-vel is, akik az új rendszert és a pandémia alatt elsajátított gyakorlatokat igyekeznek a járvány után is megtartani. Ezekhez kapcsolódóan mindig igyekszünk olyan további javaslatokkal előállni számukra a fejlesztések mentén, amelyek kifejezetten a vállalkozásukat és adatbiztonságukat szolgálják.
„Nem tudom, hogy a technika az elkövetkezendő években, mit követel meg tőlünk. Biztos lesz majd olyan trend és igény, ami után nekünk is lépnünk kell majd – mondta Olma Frigyes, ügyvezető. Ezektől azonban egyáltalán nem tartok, hiszen Péterék ezt jelezni fogják, jönnek és segítenek.”
Tegyük rendbe az informatikád!
